1.目的

   为确保质量、环境管理体系有效运行提供证据，并对这些证据进行全面管理，特制定本程序。

2.使用范围：

适用于管理体系运行中的所有记录的控制。

3.职责

3.1行政部负责监督、管理各部门的管理记录，并保管保存期超过一年的的管理记录。

3.2各部门负责收集整理本部门的记录，编制本部门的记录表格。

4.0 工作程序

4.1记录种类

4.1.1与管理体系运行有关的记录，如：内部审核记录、管理评审记录、培训记录、目标完成情况记录、基础设施有关的控制记录、日常监督检查记录。

4.1.2与产品质量、环境及服务有关记录。如检验、抽查记录、不合格品记录的评审及处置记录、标识和可追溯性记录、环境运行记录、纠正预防措施记录。

4.1.3与供方及相关方有关的记录。如供方评选记录：与相关方沟通记录，采购材料检验记录。

4.1.4顾客意见与反馈记录

4.2记录的建立

4.2.1公司的记录由管理部和工程部负责设计表格，各职能部门根据（管理手册）

和各作业文件要求制定本部门的管理记录。记录力求使用方便、简易、实用，并报管理部备案。

4.2.2各部门记录本部门的《记录清单》。

4.2.3管理记录的标识、编号按《文件记录控制》执行，管理者代表根据各部门上报的《记录清单》进行审批，经审批后，记录下发各部门执行。

4.3记录填报要求：

   a .记录填报要及时、完整，字迹清晰不得随意涂改。

   b.如因笔误或计算错误，可用单线划掉，填上正确数据，并在更改处签字盖章。

   c.签署手续必须齐全，不得只签姓，对不涉及项目用“斜线”划掉。

4.4记录的收集和归档

4.4.1各部门应在《记录清单》上明确保存期限，经部门负责人审批后报管理部备案，如有变动及时通知主管部门。 

4.4.2各部门要指定专人负责本部门记录的收集、整理、编制和归档；同一类记录按日期、序号装订成册，按档案管理制度要求妥善保管，以便存取和检查。

4.5记录的储存、保管、处置

4.5.1各部门应将记录存放在适宜的环境中，做到防潮、防虫、防火、防盗、防损坏、防丢失，便于检查和查阅。

4.5.2管理记录都应按规定保存期限保管。体系运行记录一般不少于三年。其他保存期一般不少于1年。

4.5.3对于超过保存期限的记录，应填写《作废文件销毁及留存登记表格》，经部门领导和副总经理（管理者代表）批准后，统一销毁，并留有记录。

4.6记录的查阅与监督检查

4.6.1其他部门、外部人员一般不允许查阅，特殊情况需经部门负责人批准，借阅人需填写《文件借阅、复制记录》，方可借阅。

4.6.2借阅人不得在记录上涂改、勾画、拆散、抽换等，违反者追究个人责任，归还记录时，文件管理人员应认真核对，以保证记录案卷齐全和完整。

4.6.3由行政部定期对各部门的管理记录进行检查并留有记录，看其是否符合文件归档管理要求，以确保记录的完整性。

4.7记录的增减与更换

4.7.1各个部门在进行记录时，发现管理记录不适用，需要进行增减变更时，报主管部门和相关领导审批。

4.7.2经相关部门和领导批准后，各部门文件管理员应收回空白的记录表，并予以销毁，发放新表格，按规定要求予以填报。