一、行政部负责下列外来文件的信息的控制:

1. 国家法律法规；
2. 各级行政监察机构的文件、通知、公告等；
3. 与企业相关的社会信息、动态等。

 二、生产部负责下列外来文件的信息的控制:

1. 与产品有关产品的国际标准、国家标准、法律、法规等，为确保此类外来文件始终为有效版本，文件的信息的管理员要进行定期的查询，及时更换过期的文件的信息；
2. 公司所关联的产品的各种技术信息、动态等；
3. 从顾客、外部供方（及外包方）的所提供或获取的信息（图纸、工艺技术、图片、实物样品等）。

 三、公司其它部门负责与本部门相关联的外来文件的信息的控制:

1. 行政部门负责在经营与体系运作过程中与顾客有关的外来文件的信息（如顾客提供的产品标准要求、报告、记录、实物样品、邮件、合同等）资料的控制；