福建福州莆田泉州ISO9001质量管理体系认证采购控制程序
福建福州莆田泉州ISO9001质量管理体系认证采购控制程序
1、 目的
对公司的供应商、采购质量进行控制，保证采购的材料和服务满足公司和客户的要求。
2、范围
适用于对原辅材料、产品和服务等采购及外包加工的控制。
3、规范性引用文件
下列标准中的条款通过在本标准中的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3.1 《电工圆铜线》（GB/T3593-2009）
3.2 《电线电缆用软聚氯乙烯塑料》（GB/T8815-2008）
4、 术语和定义
供应商是指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。
5、 职责
5.1 采购部负责供应商的信息维护，组织对供应商评价，办理供应商进入退出审核等工作。
5.2 采购部门、使用部门、费用归口部门、验收部门等负责对供应商进行评价。
5.3 采购部门负责对供应商书面资料进行整理保存。
6 管理内容和方法
6.1 供应商的条件及准入
6.1.1 供应商分为现有供应商和潜在供应商。根据企业当前实际，本着先易后难、循序渐进的原则，本办法重点管理现有供应商。
6.1.2 合格供应商有效期为1至3年，具体标准请依据企业的有关规定。
6.1.3 通过企业招标、谈判、询价等采购程序的中选供应商，才能纳入供应商管理。
6.1.4 供应商参加采购活动时应当具备的条件，依据企业的有关规定。
6.1.5 凡是应纳入企业管理的供应商，须根据《供应商信息登记表》填写相关信息，并扫描附上以下资料：
a) 企业法人营业执照（事业等其他法人证书）、税务登记证、组织机构代码证和法定代表人身份证；
b) 最近一年财务报表(如有)；
c) 特许生产、经营或安全卫生许可，特定技术或业务资质，ISO质量和环保管理体系认证，国家规定的必须纳入强制认证产品的认证证书，品牌授权代理等有助于证明其经营和管理能力的证书；
d) 根据情况所需的其他资料（社会保险登记信息、公司章程、信用报告等）。
6.1.6 实施部门负责接收本部门供应商提报的相关信息，并进行初审，提报采购部。审核合格后方可纳入供应商管理。
6.1.7 供应商出现以下任何一种情况时，由供应商提出，采购部组织、财务部、质量部、等相关部门对该供应商资格进行重新评估：
a) 公司发生分立、重组，或被其它公司兼并；
b) 公司进行较大产品结构性调整；
c) 相关行业资质证书被发证或管理部门吊销；
d) 其它认为需要重新评定的情况。
6.2 供应商的权利和义务
6.2.1 供应商享有以下权利：
a) 了解付款进度，根据合同督促付款；
b) 向企业提出改进管理的意见或建议；
c) 有机会参加非公开招标；
d) 对企业供应商管理持有异议，以书面形式提出质疑；
e) 法律法规规定的其他权利。
6.2.2 供应商应承担以下义务：
a) 自觉遵守国家、烟草行业和公司企业有关采购的规章制度，共同维护采购市场秩序和公平竞争环境，并接受我公司的监督检查；
b) 依法、诚信地参加采购活动，履行采购活动中各项承诺；
c) 严格遵守商业操守，在采购活动中获取的商业秘密不向任何第三方透露；
d) 全面真实地登记供应商相关信息，及时调整变更信息；
e) 法律法规规定的其他义务。
6.3 供应商的日常管理及考核
6.3.1 供应商管理实行综合评价动态管理机制，分为日常管理评价和年度管理评价。日常管理评价结果作为年度管理评价的基础依据。日常管理评价和年度管理评价可作为续签的依据。
6.3.2 日常管理评价
6.3.2.1实施部门、使用部门、验收部门、监督检查部门等有关部门人员，均可根据采购、使用及
监督检查等过程中的情况，通过《问题供应商反馈表》向采购部进行问题反馈。采购部组织实施部门、监督检查部门等相关部门组成核实小组，对问题进行核实。属于供应商问题的，核实小组根据5.4.4和5.4.5等条款提出处理意见，如需整改的，责令供应商进行整改，供应商须将整改情况以书面形式提交，核实小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
6.3.2.2 日常管理中，如供应商发生工商变更、注销，资质调整等，实施部门应根据《供应商信息变更表》向采购管理办公室申请办理变更、注销手续。
6.3.2.3 采购部负责组织相关部门对企业重大采购供应商的履约情况进行抽查。抽查结果可作为评分的重要依据。
6.3.3 年度管理评价
6.3.3.1 在采购年限内，合同期满前，需按照公司董事会批复的年度续签合同采购计划对供应商进行合格性评价。
6.3.3.2 企业采购，如合格性评价已有相关规定的，从其规定；没有规定的，由实施部门在合同期满前1-2个月向采购部提出申请，采购部组织有关部门定期召开月度评审会。
6.3.3.3 年度管理评价原则上一年一次。由采购部组织的月度评审会，采用多集中评审的方式，评审时间原则为每月中旬，具体以采购部通知为准。
6.3.3.4 月度评审会对供应商的评价应当遵循“公开、公平、公正”的原则。
6.3.3.5供应商评价表为《供应商评估表》由采购部门及其他相关职能部门进行评价。
6.3.3.6 评价表中的每条评价细则按照优秀、良好、一般和差四个档次进行打分。
6.4 供应商的奖惩及退出
6.4.1 对于优秀供应商，在合同许可的范围内应当给予优先采购。
6.4.2 对于风险供应商，由采购部发出警示通知，并在合同许可范围内由相关部门酌情扣减供应量或暂停供货等。
6.4.3 供应商评价不合格的，经审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在2年内不得再次参加我公司的采购：
6.4.4 供应商出现以下任何一种情况，由相关部门提出，经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在2年内不得再次参加我企业的采购：
a) 提供的产品或服务出现较为严重的质量问题；
b) 一个合同期内，产品或服务中出现的质量问题经过3次以上的整改未能解决的；
c) 不配合企业管理，影响实施的；
d) 公司破产；
e) 其他情形。
6.4.5 供应商出现以下任何一种情况，由相关部门提出，经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在5年内不得再次参加我公司的采购：
a) 向我企业相关工作人员行贿或提供其他不正当利益的；
b) 采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；
c) 提供的产品或服务出现严重质量问题，并造成严重后果的；
d) 一年内连续2次质疑或投诉而查无实据的；
e) 拒不履行合同或中途退出的；
f) 发生弄虚作假行为；
g) 违反合同规定转包分包的；
h) 其他违反法律、法规和规章的重大情形。
6.4.6 采购部建立不合格供应商库，对于企业出现6.4.3，6.4.4和6.4.5条款中被终止的供应商均列入不合格供应商库，并列明供应商名称、列入理由、进入时间、退出时间。
6.4.7 供应商对供应商评价结果或其他供应商管理过程有异议，可以书面形式提出质疑，质疑时应提供明确的事实证据及理由，不得进行虚假、恶意质疑。
6.5 资料保管
6.5.1 采购部指导各实施部门收集、保存本部门供应商的相关资料，资料应包含以下：
a) 供应商资质等相关资料；
b) 现场认证资料；
c) 日常管理评价资料；
d) 年度管理评价资料；
e) 供应商退出资料；
f) 其他过程资料。
6.5.2 与供应商合作结束时，须对其资料进行归档、装订和保存，保存期限与“一项一卷”资料保存要求一致。
6.6 采购过程及采购信息的控制，主要流程如下：
生管部接收订单 → 查核库存 → 材料配套表/请购单→询价/议价 → 填写订购单 → 批准 → 传供应商确认 →物料追踪 → 填写交货记录
6.6.1 主要原材料的采购控制
生管部按照业务部的订单，扣除仓库库存情况后，下机台编制“材料配套表”零散零件，确定须采购的数量，填写“请购单”报副总、总经理审批后，交采购部进行采购。
6.6.2采购人员应在合格供应商名录中进行挑选至少三家，进行询价、议价。采购人员确定供应商开出“订购单”，详细填写相关栏目内容（明确订货规格/型号/数量/交货期等），经部门主管审批，必要时经总经理批准后，传给供应商。
6.6.3审批人员应确认所采购产品的主要规范和适用的资料。“订购单”签核后，采购人员应监督交货期，催查产品及时交货，确保供应商能准时交货，并认真填写“采购物品交货统计表”。
6.6.4采购文件的修改应经相关权责主管批准。采购人员应及时将修改的“订购单”单号及修改内容（以书面形式）通知供应商。采购文件的修改记录由采购部保存。
6.6.5各部门临时需采购的辅助材料、备品备件，经生管部仓库确认无货后，由请购部门填写“请购单”，经权责主管批准后，交采购人员采购。
6.7 采购产品的质量验证
品管部按规定对采购的原辅材料进行独立检验/验证、评价供应商的质量控制效果。采购人员必须记录每批货到货时间及质量状况，详细记录在“采购物品交货统计表”上，每月汇总一次，以利年度考核。
6.8 对于用量不大、或无需固定供应商的零星材料的采购，可不限于“合格供应商一览表”，而经权责主管核准后临时采购。
6.9 外协加工的控制
6.9.1外协厂商的评价、控制按6.6的控制程序进行控制。
6.9.2需外包的工件由研发部确定并填写“委外加工申请表”交采购部开出“委外加工单”。传给外协厂商，研发部负责与外协厂商确认价格并清点送料，研发部负责外加工的技术指导并及时追踪外协厂商的加工进度，加工完成后送公司，经品管部检验合格后，研发部签收。
7、 相关文件
6.1 《文件控制程序》
6.2 《不合格品控制程序》
8、 记录
