发送任何信息时，应注意信息发送和语言使用的艺术技巧，多从“我”是接收者的角度考虑，做到信息可读性强、有亲切感。短语使用要简明准确，让接收者感到收到的都是有用的信息。切勿传递“垃圾信息”，这种信息客户有可能反而会有反感。
人情关怀、祝福、问候信息与企业促销相结合，收信人接受度最高，效果会很好。 虽然多数人对节日问候和祝福、天气关怀等日常人情关怀性信息会很愉快地接受，但也有讲究语言艺术和可读性，使客户印象深刻。
下面说明要注意的几个方面，在实践中还需要不断总结，达到更好的效果。
1. 节日问候与促销相结合
节日祝福信息这类信息最好在节日前发出，商务信息快车有定时信息功能，让你假日不用守在电脑前轻松发送节日祝福信息)。节日给客户发去问候祝福信息，客户会对企业保持很好的印象，也是企业维系客情关系常用的方法之一。很多企业也在会节日期间推出优惠活动，对于这种服务企业，祝福时别忘了促销。这类信息加上服务热线、订座热线、预订热线等内容，相信营销效果会更加好。
2. 信息语言需精炼、准确和风趣
冗长的文章往往让人觉得乏味、无可读性，信息亦如此。短小精悍、风趣活泼的语言会留下更好的印象。一些节日问候，特别如感恩节，用词要实在和真诚，更能感动客户。
3. 勿忘称呼和落款签名也是很重要的内容
给每一个发送对象加上尊称，会使您的信息更具人情味和亲切感，信息中有企业的落款签名(也可以用总经理名义)，是对收信人的一种尊重。
商务信息快车——该信息平台软件有插入称呼功能，只要在导入数据中有称呼一列，在信息平台软件上设置就可以自动获取称呼了，简单轻松定制每一个客户的专属信息。
4. 促销性信息勿频繁
信息固然是一种理想的手段，不过切勿频繁重复发送。切记同一内容不能重复发送多条；信息发送时间应该避开休息时间，不宜太早或太晚；不要频繁发送，最后也是一个星期1-3次较好；如客户投诉厌烦，应该近段时间都不要发送为好，等过了一段时间，再考虑是否应该再次发送信息。
5. 发送对象针对性强，效果更佳
如果是实行会员制的企业，用信息与客户保持经常的沟通，让客户牢牢记住您，保持对企业的好印象，有相关的消费想法时，就第一个想起您，信息的应用效果就会很好。
如饭店酒店、KTV、房产服务或其他休闲、服务类企业，平时会有很多订座、预订、咨询电话等，客户留下联系方式，可以向他们发送促销或优惠、节日问候信息，效果最佳。由于客户也关心此类资讯，不知不觉中，就会影响客户的消费选择。
6. 服务和销售的敲门砖信息
多次的电话和上门“骚扰”有时会让跟进中的客户有点厌烦，这时候运用语言技巧，用信息缓和与客户的冰冷关系，拉近彼此距离，创造更多的接触机会。
一条有趣的信息可能会让他对您和您的企业感到更加亲近和熟悉;；犯了错误、服务和产品出了差错，一条诚恳的道歉信息使客户对企业更加信任。