订房时，贵宾需向本公司职员提供以下资料：需要哪个城市酒店、酒店星级、入住日期、离店日期，需要几间房，住几晚住客姓名（外宾需提供英文姓名）、国籍及性别。
贵宾在预订酒店时，根据本公司提供的付款方式付款，a：如房费已付本公司，客人在原预定当天，直接在酒店前台报客人姓入住，并交押金给酒店，如未在酒店发生消费（长途电话、客房小酒吧以及在酒店内签单等费用），退房时、酒店会把押金退回给贵宾。 b：如贵宾选择房费在酒店付，客人在原预定当天18：00之前（因酒店一般留房至18：00，逾期自动取消预定、不再留房；超过18：00以后，一般要保证入住），直接在酒店前台报客人姓名入住，并交房费及押金给酒店 C、如客人在登记入住时，万一出现酒店前台的职员表示查不到有关预定资料，可让酒店先安排入住，并请贵宾马上联系本公司，（出现这种情况原因有多种，可能是客人的中文名与酒店电脑内储存的英文拼音有差异，也可能是酒店已发确认给本公司，但却忘记下单到酒店前台） D. 贵宾如已预定酒店，一定要在原预定时间按时入住，因某原因未能按时抵达酒店，应最迟在入住前24升秒度十小时通知本公司取消或更改，否则按酒店规定，将不予退还第一天房费（国际酒店及大假期订房，订房一经确认，一般不予更改取消。原理就象买国内机票一样：买了机票而没有登机，又没有提前退票，费用是照收的）；如是因航班误点而导致无法按时入住可让机场出示证明，酒店房费可退还；如超过原预定日期，事后才通知未入住，则看酒店是否肯退还第二天以后的房费。 E、酒店入住时间为中午12：00之后（如12：00之前，酒店有空房、可按排入住），退房时间为中午12：00之前（如贵宾经与酒店交涉，退房时间可延迟到14：00；超过14：00酒店则需按半天收费，超过18：00之后,则需收一天房费）。