样品是检测工作的对象和载体,人、机、料、法、环等各项质量保障措施也都是基于样品得到良好控制的前提。只有检测的样品得到良好的控制,确保其具有充分的代表性、有效性和完整性,检测工作才会有实际的意义,检测结果才有可能真实可靠。因此,食品样品的有效控制工作意义重大。
一、样品控制的要求
《实验室资质认定评审准则》中5. 6款抽样和样品处置和《检测和校准实验室能力认可准则》中5.8检测和校准物品(样品)的处置分别对样品控制提出了明确的要求,总结归纳如下:
1)实验室应有用于检测样品的抽取、运输、接收、处置、保护、存储、保留或清理的程序,确保检测样品的完整性。
2)实验室应具有检测样品的标识系统,避免在实物、记录和文件中混淆。
3)实验室应记录接收样品的状态,尤其对正常(或规定)条件的偏离。
4)实验室应有适当的设备设施贮存、处置样品,有程序避免样品发生退化、丢失和损坏。
5)实验室应保存样品的流转记录。
6)样品抽取过程中应注意样品存储、运输条件的控制,确保检测结果的有效性。
二、样品控制的关键环节
（一）样品的抽取
抽取样品工作必须由经过培训且考核合格的抽样人员承担。抽样程序、抽样方法、抽样工具应符合有关产品标准及技术文件规定。样品抽取时应注意样品是否满足抽取和检测的要求,同时注意详细填写抽样信息,必要时索要产品执行标准等必要技术文件。
样品抽取后应根据样品自身的特性、样品量的大小、运输路途的远近、抽样季节气候,选择适当的保存运输方式,以确保样品抽取过程中不发生丢失、变质和损坏。
常用的保存方式有塑料周转箱、泡沫塑料箱、便携式冷藏(冻)箱和箱式冷藏(冻)车等。
（二）样品的运输
委托样品的运输由委托方承担,抽查样品的运输由抽查方承担。运输工作的承担者应确保运输过程中检测样品的各项安全,以满足检测工作的需要。当标准对检测样品的运输条件有特殊要求时,抽样人员以及检测人员应采用按标准规定的包装和运输设施,检查包装和运输设施符合规定要求,必要时制定检测样品的运送方案,确保检测样品的运输安全,并符合规定的要求。
（三）样品的接收
业务接待人员接收客户送检的检测样品时,应注意以下关键环节:
1)对照检验委托书或抽样单填写的检测样品信息是否与实物相符,主要内容包括:名称、数量、包装物、包装状态、样品形态特征(形状、颜色、气味等)、规格型号和等级等。对于抽样的检测样品还应特别注意签封是否完整。
2)以及对存放环境有特殊要求的检测样品存储方式,应在检测委托文书中注明。
3)确认检测样品实物信息与检验委托书或抽样单信息一致,并协商确定检测完成后样品的处置方式等检测约定后,方可在检测委托文书签字认可。
4)在接收样品时,必须记录异常情况或对检测方法中所述正常(规定)条件的偏离。当对样品是否适用于检测存有疑问,或者样品不符合所提供的描述,或者对所要求的检测规定不够详尽时,负责在工作开始前询问客户并得到进一步的说明,记录下讨论的内容。
（四）样品的登记与识别
样品唯一性识别体统由样品编号和样品标识卡组成。
1)样品唯一性编号由业务接待人员在进行样品登记时给出。一个批次检验任务的检测样品对应一个唯一性识别。所有与该检测样品有关的文件和记录,都应标明该检测样品唯一性识别,以便溯源和归类。
2)样品标识卡是样品唯一性识别系统的载体。样品标识卡承载着样品唯一性编号、存放状态信息和实验状态信息。业务接待人员在样品进入实验室登记后应立即将填写完整的样品标识卡黏贴于检测样品的适当的、明显的部位。
样品标识卡中检测样品所处存放状态,分为:“备用”、“检测用”,可以通过检测样品标识卡的颜色加以识别;按所处试验状态,分为“未试”、“在试”、和“已试”,可在样品标识卡中明示。
3)检验人员应对检测过程中的所有检验样品进行唯一性识别的传递,保证检测样品唯一性编号在流转过程中的完整性。
（五）样品的领取和分发
检验人员依据检验任务指令文件如检验任务流程卡,到样品管理部门领取与唯一性标识一致的检测用样品。在检测过程中,如需其他部门协助检验,由主检部门填写实验室内部委托检验卡,经双方签字确认后,向协助检验部门分发样品;主检部门和协助检验部门应负责检验样品的唯一性识别传递,保证检测样品唯一性编号在流转过程中的完整性。
（六）样品的保管
实验室应设置专门的样品室,由专职的样品管理员负责保存备用样品;检测样品由检测人员负责保管,存放于各检验部的样品室中。
样品室应配备样品柜、样品架、样品车等存放运输设施,以及冷藏、冷冻等环境设施,以确保备用样品的存放环境符合标准或相关技术文件的要求并做好环境监控记录。
样品室中的检测样品应分类存放,标识清楚,保持样品实物、标记、登记记录的一致性。
（七）样品的处置
1、备用样品保存期限
备用样品保存期限一般为保存至报告异议期后,若样品保质期不足异议期的,保质期满后即可申请处置。食品生产许可证检验、各类抽查检验备用物品保存期限一般为报告发出后3个月。特殊情况的依据双方约定的时限保存。
2、样品的处置方法
1)客户要求取回的样品,保存期满前3天,由样品管理员书面通知客户取回样品,协商取回时间方式等具体事宜;客户逾期未取回的,报批后由样品管理员按报废处置,并做好记录。
2)报废的样品,由样品管理员填写样品报废审批单,经批准后处理。注意处置时采取适当的方式,避免污染环境或造成潜在危害。
3)特殊情况依据双方约定的方式处置。
（八）样品的保密与安全
样品管理人员严格遵守保护委托单位技术所有权和机密的声明,以及质量体系文件中对客户的检测样品、附件及有关信息负保密责任的要求。留样期内的检测样品不得以任何理由挪作他用。
样品管理人员应认真执行内务管理规定,确保样品室内环境的整洁卫生,做好防盗、防火、防虫蛀工作,确保检测样品在保存期间不发生非正常的变质或损坏。
对于贵重的检测样品和需要在特定环境下储存或处置的检测样品,由样品管理员按有关规定进行隔离存放,必要时应设置警示标志,保证检测样品存放满足规定的要求。
总之， 食品样品的流转及有效控制与实验室能否出具科学公正、真实有效的检测数据紧密联系,可以说食品样品的有效控制程度直接关系到食品检测实验室的技术水平、社会形象甚至法律责任。在实际工作中,实验室管理者应不断完善样品流转及有效控制的制度和手段,确保食品检测工作客观、公正、准确。