1.0 目的
对于质量管理体系有关的文件进行控制,确保各有关场所使用文件的版本是有效的.
2.0 范围
(1).适用于与质量管理体系有关的文件的控制.文件可存在于任何媒体,可以是纸张、照片、样板、磁盘等形式.
(2).质量记录的控制按《质量记录控制程序》执行.
3.0 职责
3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布.
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核,负责组织有关人员对现有文件进行评审.
3.3 ISO(行政人事)办负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存.原稿一律不予以加盖受控.
3.4 各部门负责人负责保存其部门之受控文件的副本.
4.0 作业程序
4.1 新文件的编号
4.1.1 文件编制者从ISO(行政人事)办取得文件号后,根据《文件编号规则》对所编制的文件进行编号.
4.2 文件的编写
4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写.
4.2.2 技术部负责编制设计文件,包括技术标准、图纸及工艺文件.
4.2.3 其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写.
4.2.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一,内容格式不作统一要求.
4.3 文件的审批
4.3.1 文件在送审的同时需填“文件新增/更改/取消/保存申请单”以确定分发部门,并由此文件的审批人负责审批“文件新增/更改/取消/保存申请单”.
4.4 文件的发放
4.4.1 受控文件原稿在提交给ISO(行政人事)办之前,送交人应对文件进行以下确认:
A.是否进行有效的批准;
B.标题、文件号、版本号、页数是否完整,如有不完整的情况时,退回编写人进行修正.
4.4.2 ISO(行政人事)办收到文件原稿后,作好编目登记,填写“文件/资料一览表”.
4.4.3 ISO(行政人事)办根据“文件新增/更改/取消/保存申请单”的总份数进行复印,在复印文件上加盖“受控文件”.复印件一经加盖“受控文件”红色后,不得再次进行复印.
4.4.4 ISO(行政人事)办把文件分发给有关部门,并要求文件领用人在“受控文件发放/回收记录”上 签收.
4.4.5 当需使用文件的人员未领到文件时,不利随意借用其他人的文件复印,应填写“受控文件副本/外发申请”,经部门负责人及管理者代表批准后,到ISO(行政人事)办办理领用手续.
公司内不得使用未加“受控文件”红色的受控文件,一经发现,由ISO(行政人事)办收回,并追究其责任.