程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强制执行

选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要遵循5WIH原则。

程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验证的方法及有关记录，体现 PDCA的管理方法

程序文件的数量、内容、格式由组织确定；

程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职责都应有明确的表述；各部门对接口的处理方法和相关职责应确认。

作业文件（作业指导书）、记录等是程序文件的支持性文件；

为了指导各项活动，更具有可操作性，一个程序文件可能引出几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不要再编制作业文件；

作业文件必须与所采用的程序文件相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不要脱离程序文件另搞一套作业文件；

国家、行业、企业的技术标准，可单列目录。

作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动，亦应遵守5W1H原则。